Thường xuyên kiểm tra thời hạn chữ ký số để xoá chữ ký số hết hạn hoặc gia hạn chữ ký số kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và duy trì hoạt động không gián đoạn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp các bước kiểm tra thời hạn chữ ký số và thao tác xoá hoặc gia hạn chữ ký số.

1 Kiểm tra chữ ký số hết hạn

Tra cứu chữ ký số hết hạn ở đâu?

Doanh nghiệp có thể thực hiện việc tự tra cứu thời hạn còn lại của chữ ký số dễ dàng thông qua hai phương thức sau:

1.1 Kiểm tra chữ ký số hết hạn qua website của Tổng cục Thuế

Với cách kiểm tra này, doanh nghiệp có thể thực hiện tại bất cứ thiết bị nào có kết nối internet mà không cần dùng đến USB token chữ ký số.

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào website của Tổng cục Thuế theo đường dẫn http://www.gdt.gov.vn/ và đăng nhập vào website bằng tài khoản thuế của mình.

Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” => “Tra cứu tờ khai của doanh nghiệp”. Sau đó nhấn vào nút “Tra cứu” trên màn hình.

Bước 3: Click để chọn vào một tờ khai doanh nghiệp đã nộp thuế với cơ quan thuế.

Bước 4: Chọn mục “Xem chứng thư số” để kiểm tra lại thời hạn của chữ ký số. Nếu chữ ký số chuẩn bị hết hạn thì doanh nghiệp nên xóa chữ ký số đang dùng và cập nhật chữ ký số mới ngay lập tức.

1.2 Kiểm tra chữ ký số hết hạn qua phần mềm token manager

Phần mềm quản lý chữ ký số hay còn gọi là Token manager là phần mềm cài đặt của nhà cung cấp khi khách hàng mua và sử dụng dịch vụ chữ ký số.

Bên cạnh các tính năng hỗ trợ người sử dụng quản lý chữ ký số, Token manager cũng cung cấp các thông tin liên quan tới chứng thư số và thời hạn của chữ ký số. 

Để kiểm tra chữ ký số hết hạn qua Token manager, người dùng cần cắm thiết bị chữ ký số vào máy tính và khởi động phần mềm. Tại giao diện của phần mềm, quý khách truy cập phần thông tin chứng thư số để kiểm tra thời hạn của chữ ký số.

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện việc tra cứu chữ ký số hết hạn thông qua phần mềm này mà không cần đến internet. 

2 Cách xoá chữ ký số hết hạn

Trong trường hợp chữ ký số hết hạn mà doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng tiếp và muốn chuyển đổi sang chữ ký số của nhà cung cấp mới thì cần phải thực hiện xóa thông tin chứng thư số cũ. Việc xoá chữ ký số hết hạn sẽ hạn chế rủi ro mất an toàn thông tin.

Hướng dẫn xóa chứng thư số trên máy tính.

Để xóa chứng thư số của chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

• Bước 1: Sử dụng máy tính đã cắm USB Token và cài đặt chữ ký số trước đó, mở thanh tìm kiếm “Window”, nhập từ khóa "certmgr.msc" và bấm vào "Certmgr". Hoặc dùng cụm phím tắt “Window + R” và gõ “certmgr.msc” rồi Enter.
• Bước 2: Sau đó, tại mục "Personal", người dùng chọn "Certificates". Bảng chọn hiện lên danh sách các chứng thư số hiện có.
• Bước 3: Bạn chọn chứng thư số cần xóa, nhấn “Delete” và chọn “Yes” để xác nhận.

Sau khi thực hiện theo hướng dẫn trên, chứng thư của chữ ký số hết hạn sẽ được xóa khỏi thiết bị của người dùng.

3 Cách gia hạn chữ ký số hết hạn

Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng chữ ký số đã hết hạn của nhà cung cấp cũ, thì cần đăng ký gia hạn. Có nhiều hình thức đăng ký gia hạn tùy thuộc vào nhà cung cấp mà doanh nghiệp đang sử dụng chữ ký số. 

Gia hạn chữ ký số như thế nào?

3.1 Hồ sơ gia hạn chữ ký số

Để làm thủ tục gia hạn, chủ thể chữ ký số chỉ cần chuẩn bị một số loại giấy tờ chứng minh cần thiết để xác nhận sở hữu do dữ liệu doanh nghiệp, cá nhân đã được lưu trữ trên hệ thống.

Hồ sơ gia hạn chữ ký số bao gồm: 

– USB Token chữ ký số đã hết hạn

– Giấy đăng ký kinh doanh (với đơn vị kinh doanh)

– Giấy tờ kèm theo:

• Với chữ ký số cá nhân: Chứng minh thư hoặc căn cước công dân.
• Với chữ ký số tổ chức: Chứng minh thư hoặc căn cước công dân của người đại diện pháp luật (Bản gốc photo đóng dấu giáp lai của công ty) và phiếu yêu cầu gia hạn chữ ký số có đóng dấu mộc.

3.1 Liên hệ nhà cung cấp để gia hạn.

Sau khi chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết, quý khách có thể liên hệ tới nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng để thực hiện gia hạn.

• Bước 1: Tùy theo nhu cầu sử dụng khách hàng chọn gói dịch vụ phù hợp và liên hệ tới đại lý hoặc nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để yêu cầu gia hạn.
• Bước 2: Gửi thông tin cần thiết (hồ sơ) cho nhân viên tư vấn xác nhận.
• Bước 3: Sau khi hoàn tất các thủ tục, khách hàng được nhận kết quả gồm:

- Hóa đơn gtgt (VAT) cho dịch vụ

- Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số.

- Chứng thư số mới.

Sau khi thực hiện gia hạn chữ ký số thành công, điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm là cập nhật, khai báo chữ ký số mới lên các website dịch vụ công quốc gia như Tổng cục Thuế, Bảo hiểm xã hội để cập nhật lên hệ thống.

Trên đây là những hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hết hạn và các thao tác xoá hoặc gia hạn chữ ký số được tổng hợp bởi ECA. 

ECA là nhà cung cấp chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép bởi Bộ TT&TT. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn thêm về dịch vụ của ECA xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://eca.com.vn/