Việc sử dụng chữ ký số cho các văn bản điện tử nhà nước cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định vì chúng đều mang giá trị pháp lý và tính đại diện cho chính quyền. Hôm nay ECA sẽ cung cấp những thông tin, giúp quý khách tìm hiểu về quy định chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Chữ ký số cho văn bản điện tử nhà nước cần tuân theo quy định nào?

1. Văn bản điện tử và chữ ký số là gì?

Văn bản điện tử là hình thức nội dung phổ biến được lưu hành trên môi trường điện tử. Với văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cần mức độ bảo mật và chứng thực cao, do đó chữ ký số thường được sử dụng trên nội dung này. 

1.1 Văn bản điện tử

Theo Khoản 4, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư được ban hành, khái niệm văn bản điện tử được quy định là:

"Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định." 

Mặc dù được thể hiện dưới dạng điện tử, nội dung này vẫn tuân thủ các yêu cầu giống như văn bản giấy truyền thống về nội dung, sự ổn định và sự thống nhất của thông tin, đồng thời cung cấp cách cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng tiếp cận. Tuy nhiên, văn bản điện tử có điểm khác biệt về hình thức ghi tin, lưu trữ thông tin và cách truyền đạt thông tin so với văn bản giấy truyền thống.

Để đảm bảo tính pháp lý, văn bản điện tử cần được ký số theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và mang chữ ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật, có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc văn bản giấy.

- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.

Vậy chữ ký số là gì và tại sao lại có thể đảm bảo về mặt pháp lý cho nội dung ký? Mời độc giả cùng tìm hiểu về định nghĩa và cách hoạt động của phương tiện bảo mật này tại phần tiếp theo của bài viết.

1.2 Chữ ký số

Chữ ký số được định nghĩa trong Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:

"Chữ ký số là gì ,đây là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”.

Chữ ký số được tin dùng như một phương tiện chứng thực nội dung trên môi trường điện tử. Chính vì vậy hiện nay các văn bản điện tử của nhà nước được ban hành online sẽ được ký số để đảm bảo sự toàn vẹn và nguồn gốc của nội dung.

2. Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử

Quy định về việc sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử được đề ra trong Thông tư 41/2017/TT-BTTTT. Thông tư này áp dụng cho các cơ quan, tổ chức bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, các đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước, cùng với tổ chức và cá nhân liên quan, khi sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử của cơ quan nhà nước.

2.1 Quy định ký chữ ký số trên văn bản điện tử

Theo nguyên tắc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử: sau khi ký, chữ ký số phải được gắn vào văn bản điện tử. Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực và tính toàn vẹn trong quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ.

Ký số trên văn bản điện tử cần tuân theo nguyên tắc nào?

Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định việc ký số phải được thực hiện thông qua phần mềm ký số. Khi ký số vào văn bản điện tử thành công hoặc không thành công, thông tin này phải được thông báo qua phần mềm.

Trường hợp người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử, họ sử dụng phần mềm ký số và khóa bí mật cá nhân để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử.

Trường hợp cơ quan hoặc tổ chức được quy định ký số trên văn bản điện tử, văn thư được ủy quyền sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan hoặc tổ chức đó để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử.

2.2 Quy định hình thức chữ ký số trên văn bản điện tử 

Trên văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước, hình thức chữ ký số cũng phải tuân theo các chuẩn mực về vị trí, chi tiết và thông tin. Các nội dung cụ thể quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

(1) Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức: Hình ảnh chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản, có màu đỏ, có kích thước tương đương với kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) với nền trong suốt. Hình ảnh này được đặt trên văn bản, che phủ khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền, và nằm về phía bên trái.

(2) Chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được hiển thị như sau:

   - Nếu văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ có văn thư của cơ quan thực hiện việc ký số văn bản chính, không ký số lên văn bản kèm theo.

   - Nếu văn bản kèm theo không nằm trong cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư của cơ quan thực hiện việc ký số của cơ quan hoặc tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí của chữ ký số: Nằm ở góc trên bên phải của trang đầu của văn bản kèm theo.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức: Không được hiển thị.

Thông tin được trình bày như sau: Số và ký hiệu văn bản, thời gian ký (bao gồm ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

(3) Mẫu dấu và chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức được quy định tại ô số 8, Mục IV, Phần I Phụ lục I, đi kèm với Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Vị trí đặt chữ ký số trên văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

2.3 Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử

Việc kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử, quy trình được thực hiện như sau: 

- Đầu tiên, chúng ta sử dụng khóa công khai tương ứng để giải mã chữ ký số.

- Tiếp theo, ta kiểm tra và xác thực thông tin về người ký số trên chứng thư số được gắn kèm với văn bản điện tử.

- Cuối cùng, ta kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số.

Chữ ký số trên văn bản điện tử chỉ được coi là hợp lệ khi các điều kiện sau được đáp ứng:

- Thông tin về chứng thư số của người ký số, tại thời điểm ký, phải được kiểm tra và xác thực, và vẫn còn có hiệu lực.

- Chữ ký số phải được tạo ra đúng bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số.

- Văn bản điện tử ký số phải đảm bảo tính toàn vẹn.

2.4 Quy định quản lý chữ ký số trong cơ quan nhà nước

Chữ ký số của các cơ quan nhà nước có nhiều giá trị pháp lý và yêu cầu cao về độ bảo mật thông tin. Do đó, đối với việc quản lý khóa bí mật cá nhân và khóa bí mật con dấu, nhà nước đã ban hành những quy định như sau:

- Người có thẩm quyền ký số chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn cho khóa bí mật cá nhân của mình.

- Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có trách nhiệm giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng khóa bí mật con dấu cho nhân viên văn thư theo quy định.

- Thiết bị lưu trữ khóa bí mật con dấu phải được giữ an toàn tại trụ sở của cơ quan hoặc tổ chức.

Thông tin về người có thẩm quyền ký số, cơ quan hoặc tổ chức có trách nhiệm ký số phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu kèm theo phần mềm ký số.

3. Tổ chức nào cung cấp chữ ký số cho các cơ quan nhà nước?

Tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho Chính phủ được thành lập từ năm 2007 và có trách nhiệm cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các cơ quan của Đảng và Nhà nước. Tổ chức này là một thành phần của Ban Cơ yếu Chính phủ.

Tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

Đến tháng 6/2020, Hệ thống chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho Chính phủ đã đảm bảo cung cấp hơn 230.000 chứng thư số cho các bộ, ngành và địa phương trên toàn quốc. Chi tiết như sau:

- Đối với tổ chức cấp bộ, ngành, địa phương, đã cấp 94/94 đầu mối (đạt 100%) và 375/431 (đạt 87%) chứng thư số cho lãnh đạo.

- Đối với tổ chức cấp cục, vụ, sở và tương đương, đã cấp 4.688/5.318 (đạt 88,2%) chứng thư số và 12.567/18.391 (đạt 68,3%) chứng thư số cho lãnh đạo.

- Đối với tổ chức cấp xã và tương đương, đã cấp 9.144/10.614 (đạt 86,2%) chứng thư số và 3.924/37.149 (đạt 10,6%) chứng thư số cho lãnh đạo.

Sau hơn 15 năm hoạt động, Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho Chính phủ đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, góp phần quan trọng trong sự phát triển của Chính quyền điện tử, Chính phủ điện tử và sự phát triển chung của ngành Cơ yếu Việt Nam.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước được tổng hợp bởi ECA. Cảm ơn quý độc giả đã quan tâm và theo dõi.