Thanh lý tài sản cố định là quy trình phức tạp, đòi hỏi các Cơ quan, tổ chức phải tuân thủ theo nhiều quy định của pháp luật. Do đó, việc tìm hiểu để nắm rõ các quy định về thanh lý tài sản là vô cùng cần thiết để tránh các tranh chấp pháp lý có thể xảy ra hoặc bị phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín của Cơ quan, tổ chức. 

1. Khi nào cần thanh lý tài sản cố định?

Tài sản cố định cần thanh lý là các tài sản cố định bị hư hỏng, không thể tiếp tục sử dụng được, hoặc những tài sản cố định lạc hậu, không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức; hoặc khi doanh nghiệp bị giải thể, nhượng lại, sáp nhập. 

Tài sản cần thanh lý là tài sản bị hư hỏng, không thể sử dụng. 

Ngoài ra, theo quy định, các tài sản cố định đã thu hồi đủ vốn nhưng vẫn còn sử dụng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh thì sẽ không được tiếp tục trích khấu hao. 

Đối với các tài sản cố định chưa thu hồi đủ vốn mà đã bị hư hỏng, cần thanh lý thì phải xác định nguyên nhân tại sao, quy trách nhiệm về ai để yêu cầu xử lý bồi thường; phần giá trị còn lại của tài sản cố định chưa thu hồi, không được bồi thường phải được bù đắp bằng số thu do thanh lý của chính tài sản cố định đó, số tiền bồi thường thường do lãnh đạo các doanh nghiệp quyết định. 

Trường hợp số thu thanh lý và số thu bồi thường không đủ bù đắp phần còn lại của tài sản cố định chưa thu hồi, hoặc giá trị tài sản cố định bị mất thì chênh lệch còn lại được coi là lỗ. 

Lưu ý: Các tổ chức, đơn vị cần quản lý, theo dõi và báo cáo những tài sản cố định không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

2. Hướng dẫn thủ tục thanh lý tài sản cố định

Hoạt động thanh lý tài sản diễn ra thường xuyên trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Do đó, việc nắm vững thủ tục, quy trình thanh lý sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng, hiệu quả, theo đúng quy định pháp luật. 

Quy trình thanh lý tài sản cố định gồm 5 bước sau:

Bước 1: Phòng ban sở hữu tài sản cố định cần thanh lý dựa trên kết quả kiểm kê tài sản và quá trình theo dõi, sử dụng tài sản cố định để lập đơn đề nghị thanh lý tài sản. Sau đó, gửi đơn lên lãnh đạo chờ phê duyệt. Trong đơn đề nghị thanh lý cần nêu rõ danh mục tài sản cố định cần thanh lý. 

Bước 2: Đại diện của Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ra quyết định thanh lý tài sản cố định. 

Các bước thanh lý tài sản cố định như thế nào?

Bước 3: Thống nhất để thành lập hội đồng thanh lý tài sản bao gồm các thành viên sau: 

• Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch hội đồng thanh lý tài sản cố định. 
• Kế toán trưởng 
• Trưởng (phó) bộ phận cơ sở vật chất, cán bộ phụ trách tài sản. 
• Đại diện đơn vị trực tiếp đang quản lý và sử dụng tài sản cần thanh lý. 
• Cán bộ hiểu rõ về đặc điểm, tính năng của tài sản. 
• Đại diện công đoàn, hoặc thanh tra nhân dân (nếu cần thiết). 

Bước 4: Hội đồng thanh lý tài sản cố định sẽ trình lên người đứng đầu doanh nghiệp để đưa ra quyết định xử lý tài sản như: bán tài sản, hủy tài sản… 

Bước 5: Sau khi đã thanh lý tài sản, Hội đồng thanh lý lập Biên bản thanh lý tài sản cố định. Biên bản này được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho phòng kế toán để lưu hồ sơ, 1 bản giao cho đơn vị quản lý, sử dụng tài sản cố định. 

Bộ hồ sơ thanh lý tài sản cố định bao gồm các giấy tờ sau: 

• Biên bản họp hội đồng thanh lý tài sản cố định
• Quyết định thanh lý tài sản cố định
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định
• Biên bản đánh giá lại tài sản cố định
• Biên bản thanh lý tài sản cố định
• Hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định được thanh lý
• Hóa đơn bán tài sản cố định
• Biên bản giao nhận tài sản cố định
• Biên bản hủy tài sản cố định
• Thanh lý hợp đồng kinh tế bán tài sản cố định

3. Hướng dẫn hạch toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

Trường hợp 1: Thanh lý tài sản cố định dùng cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh

• Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111, 112, 131…

Có TK 711

Có TK 3331

Trường hợp chưa tách được 3331 ngay thì TK 711 sẽ bao gồm cả tiền thuế và cần ghi giảm khi kê khai số thuế cần nộp.

• Ghi nhận giảm tài sản cố định

Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao tài sản cố định). 

Nợ TK 811 (giá trị còn lại chưa khấu hao hết - nếu có)

Có TK 211 (nguyên giá tài sản cố định)

• Chi phí khác

Chi phí khác liên quan đến thanh lý tài sản cố định được ghi vào Nợ TK 811

Hạch toán thanh lý, nhượng bán tài sản cố định theo 2 trường hợp. 

Trường hợp 2: Thanh lý tài sản cố định sử dụng cho nội bộ, dự án

• Ghi nhận giảm tài sản cố định

Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao tài sản cố định)

Nợ TK 466 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết nếu có)

Có TK 211 (nguyên giá)

• Chi phí khác: Ghi vào TK liên quan. 

Trường hợp 3: Thanh lý tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hóa

• Ghi nhận doanh thu

Nợ TK 111, 112,…

Có TK 353

Có TK 333

• Ghi nhận giảm tài sản cố định

Nợ TK 214 (giá trị hao mòn từ đầu kỳ khấu hao)

Nợ TK 353 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết nếu có)

Có TK 211 (Nguyên giá) 

• Chi phí khác

Nợ TK 353

Tóm lại, việc thanh lý tài sản cố định đúng quy định sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng rằng bài viết chữ ký số trên đây đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả trong việc thực hiện thủ tục thanh lý tài sản cố định.