1 công ty có 2 chữ ký số được không là thắc mắc của rất nhiều độc giả khi sử dụng chữ ký số. Đây là một vấn đề quan trọng cần được giải đáp rõ ràng để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra thuận lợi và hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết về việc sử dụng hai chữ ký số trong một công ty và những lưu ý khi thực hiện.

1. Thế nào là chữ ký số? 

Theo quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dang của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng  sự biến  đổi một thông điệp dữ liệu sử  dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay trong các giao dịch điện tử, không chỉ giúp bảo mật thông tin, ngăn chặn giả mạo chữ ký mà còn giúp hợp pháp hóa các giao dịch trực tuyến, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro.

Dưới đây là một số điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký số: 

Điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký số là gì?

• Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực, có thể kiểm tra bằng khóa công khai trên chứng thư số. 
• Chữ ký số được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau cung cấp: 
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng: Chuyên cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng nhằm mục đích kinh doanh.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng: Cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có cùng tính chất hoạt động hoặc mục đích công việc và được liên kết với nhau thông qua điều lệ hoạt động hoặc văn bản quy phạm pháp luật quy định cơ cấu tổ chức chung hoặc hình thức liên kết, hoạt động chung nhằm phục vụ nhu cầu giao dịch nội bộ và không nhằm mục đích kinh doanh.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia: Là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng.

2. Giải đáp thắc mắc: 1 công ty có 2 chữ ký số được không? 

1 công ty có 2 chữ ký số được không là thắc mắc của nhiều độc giả.

Câu hỏi "1 công ty có 2 chữ ký số được không?" là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm khi sử dụng chữ ký số trong giao dịch và quản lý công việc. Trả lời ngắn gọn, hoàn toàn có thể. Cụ thể: 

Theo quy định tại Điều 5, Luật Giao dịch điện tử 2005 về nguyên tắc chung để tiến hành giao dịch điện tử: 

• Tự nguyện chọn phương tiện điện tử. 
• Tự thỏa thuận lựa chọn loại công nghệ
• Không một loại công nghệ nào được xem là duy nhất trong giao dịch điện tử.
• Bảo đảm sự bình đẳng và an toàn trong giao dịch điện tử.
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng.
• Giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước phải tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 40 của Luật này.

Như vậy, việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử trong các giao dịch điện tử do các bên tự thỏa thuận, không ép buộc sử dụng chữ ký số. Ngoài ra, hiện nay chưa có văn bản pháp luật nào quy định về số lượng chữ ký số được sử dụng của một doanh nghiệp. Chữ ký số có thể được sử dụng cho các mục đích như: 

• Chữ ký số cá nhân cho lãnh đạo doanh nghiệp: Công ty có thể cấp chữ ký số cho các giám đốc, lãnh đạo cấp cao để ký các hợp đồng quan trọng, quyết định các giao dịch chiến lược hoặc các giấy tờ liên quan đến công ty.
• Chữ ký số công ty được phân quyền cho nhiều phòng ban sử dụng. 

Do đó, 1 công ty hoàn toàn có thể sử dụng 2 chữ ký số mà vẫn đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, khi sử dụng nhiều chữ ký số, công ty cần có một quy trình quản lý và phân quyền rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp, bảo mật và tránh những rủi ro liên quan đến việc sử dụng không đúng mục đích. 

3. Lưu ý cho doanh nghiệp khi sử dụng nhiều chữ ký số 

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng nhiều chữ ký số?

Mặc dù việc sử dụng nhiều chữ ký số trong một công ty là hoàn toàn hợp pháp và có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả trong quá trình sử dụng:

• Phân quyền sử dụng rõ ràng: Mỗi chữ ký số nên được cấp cho những người hoặc phòng ban có quyền sử dụng cụ thể và chỉ được sử dụng cho mục đích đã được quy định. Điều này giúp tránh việc lạm dụng và đảm bảo rằng mỗi giao dịch đều có sự kiểm soát chặt chẽ.
• Bảo mật thông tin: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các chữ ký số được lưu trữ an toàn, chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập và sử dụng. 
• Cập nhật định kỳ: Các chữ ký số có thời hạn sử dụng và cần được gia hạn định kỳ. Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn của các chữ ký số để đảm bảo chúng luôn hợp lệ và có thể sử dụng khi cần thiết.

Như vậy, với thắc mắc: 1 công ty có 2 chữ ký số được không thì câu trả lời là hoàn toàn có thể. Hy vọng qua bài viết, độc giả đã nắm được các thông tin cơ bản về chữ ký số và những quy định pháp lý liên quan đến việc sử dụng nhiều chữ ký số trong một công ty.

Nguyệt Nga