Chữ ký số online trở thành một trong những công cụ không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp, đơn vị hiện nay. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về lợi ích và cách dùng chữ ký số online.

1. Chữ ký số online là gì 

Chữ ký số online được cá nhân, doanh nghiệp sử dụng phổ biến trong giao dịch điện tử hiện nay, do mang đến nhiều lợi ích. Chữ ký số online giúp cá nhân, đơn vị có thể thực hiện giao dịch dễ dàng, mở rộng cơ hội tiếp cận khách hàng và tối ưu hóa lợi ích cho cá nhân, doanh nghiệp.

Chữ ký số online: lợi ích và cách dùng.

1.1 Chữ ký số online là gì

Căn cứ theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về chữ ký số như sau: 

"Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Chữ ký số online được hiểu là chữ ký số sử dụng trong các giao dịch điện tử trên nền tảng kết nối từ mạng internet, có sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.

Về bản chất, chữ ký số online là cách gọi khác của chữ ký số từ xa (remote signature). Cách gọi này nói lên đặc trưng của chữ ký số được tạo ra và lưu trữ trên không gian mạng internet. 

1.2 Các loại chữ ký số hiện nay

Hiện nay có bốn loại chữ ký số gồm: 

• Chữ ký số USB Token: là loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay, sử dụng USB Token để lưu trữ khóa bí mật. Có đặc điểm là dễ sử dụng an toàn cao, phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp.
• Chữ ký số Smartcard: là chữ ký số sử dụng thẻ Smartcard để lưu trữ khóa bí mật. Kích thước nhỏ gọn, tiện lợi mang theo tương thích với nhiều thiết bị. Chữ ký số này phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp thường xuyên di chuyển.
• Chữ ký số HSM: là loại chữ ký số sử dụng thiết bị HSM (Hardware Security Module) để lưu trữ khóa bí mật. Chữ ký số này được đánh giá là an toàn cao nhất, phù hợp cho doanh nghiệp lớn tuy nhiên giá thành cao hơn các loại chữ ký số khác.
• Chữ ký số từ xa (Remote Signature): là chữ ký số online sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ khóa bí mật. Người dùng có thể ký trực tuyến mọi lúc mọi nơi, không cần USB Token hay Smartcard. Phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cần ký số thường xuyên.

Chữ ký số online (Remote Signature) mặc dù chưa phổ biến tại các doanh nghiệp, đơn vị như chữ ký số USB Token, tuy nhiên trong tương lai loại chữ ký số này lại được đánh giá cao về tiềm năng phát triển.

2. Lợi ích và cách dùng chữ ký số online

Nắm được lợi ích chữ ký số online giúp người dùng dễ dàng lựa chọn được loại chữ ký phù hợp. Theo đó hỗ trợ cá nhân đơn vị thực hiện giao dịch điện tử dễ dàng, thuận lợi theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ. 

Sử dụng chữ ký số online ký số mọi lúc mọi nơi.

2.1 Lợi ích của chữ ký số online

Chữ ký số online không chỉ có đặc điểm của chữ ký số thông thường mà còn có đặc điểm đặc trưng do đó tạo ra sự khác biệt, mang đến ưu thế trong lợi ích ký số. 

Những lợi ích của chữ ký số online:

• Ký văn bản mọi lúc mọi nơi: Do đặc thù sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà người dùng chỉ cần có kết nối internet đã có thể ký số.
• Chữ ký số đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử: Chữ ký số online được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu, sử dụng khóa bí mật và khóa công khai trên nền tảng công nghệ hiện đại. Do đó sẽ đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử đảm bảo tính pháp lý và ràng buộc trách nhiệm.
• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng chữ ký số online giúp cá nhân, đơn vị tiết kiệm chi phí in ấn, hay các chi phí đi lại, chi phí tổ chức ký kết hợp đồng  theo cách truyền thống. 
• Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Nhờ chữ ký số online cá nhân, tổ chức có thể thực hiện các giao dịch điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi. 
• Tránh nguy cơ lỗi thiết bị chữ ký số: Do không cần đến phần cứng để lưu trữ chữ ký số do đó tránh được các nguy cơ do lỗi thiết bị phần cứng (VD: hỏng USB token, lỗi sim, lỗi HSM).

Mặc dù có rất nhiều lợi ích tuy nhiên loại chữ ký số này có nhược điểm là giá thành còn cao, đòi hỏi người dùng phải có kiến thức chuyên môn và nắm được các kỹ năng để bảo vệ an toàn khi dùng.

2.2 Cách sử dụng chữ ký số online

Để sử dụng chữ ký số online các cá nhân, tổ chức cần liên hệ với các nhà cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin & truyền thông cấp phép để thực hiện mua chữ ký số an toàn. Sau khi các thủ tục mua hoàn tất, cá nhân tổ chức sẽ đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan hải quan để có thể thực hiện mọi giao dịch trong các lĩnh vực mình hoạt động và có nhu cầu ký số.

Cách sử dụng chữ ký số online.

Cách sử dụng chữ ký số online như sau:

• Bước 1: Cài đặt phần mềm chữ ký số

Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ được cung cấp phần mềm chữ ký số để cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại thông minh.

• Bước 2: Cài đặt chữ ký số và đổi mã PIN, mật khẩu

Người dùng sử dụng mật khẩu được nhà cung cấp cấp để đăng nhập trình quản lý chữ ký số. ở lần đăng nhập đầu tiên người dùng đổi mã Pin và mật khẩu đăng nhập trình quản lý chữ ký số ở lần đăng nhập đầu tiên để đảm bảo an toàn và tăng tính bảo mật. 

Lưu ý: Mỗi nhà cung cấp chữ ký số khác nhau sẽ cung cấp các dữ liệu và thiết lập trình quản lý khác nhau.

• Bước 3: Ký văn bản điện tử 

Khi cần ký một văn bản điện tử, người sử dụng chỉ cần chọn văn bản cần ký sau đó chọn mục ký số. Khi này hệ thống sẽ tự động kết nối với phần mềm chữ ký số, yêu cầu nhập mã Pin để người dùng có thể ký số thuận lợi. 

3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số online

Do đặc thù của chữ ký số online người dùng cần lưu ý một số điều sau:

• Bảo mật thông tin đăng nhập: Giữ bí mật thông tin đăng nhập tài khoản chữ ký số của bạn.
• Cập nhật phần mềm chữ ký số thường xuyên: Cập nhật phần mềm chữ ký số thường xuyên để nâng cấp hệ thống bảo mật tránh sự phá hoại của các yếu tố gây hại trên môi trường mạng hoặc cập nhật tính năng mới cho chữ ký số.
• Sử dụng máy tính an toàn: Sử dụng máy tính có cài đặt phần mềm diệt virus và bảo mật để ký các văn bản quan trọng.

Chữ ký số online giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử một cách nhanh chóng, tiện lợi và an toàn. Trên đây là thông tin về chữ ký số online: lợi ích và cách dùng chữ ký số, hy vọng sẽ đem đến nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc.