Trong các giao dịch, hợp đồng hay hồ sơ hành chính, nhiều người thường nghe đến thuật ngữ chữ ký tươi. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chữ ký tươi là gì, có giá trị pháp lý ra sao và khác gì với chữ ký số hay chữ ký điện tử hiện nay. Cùng tìm hiểu thông tin chi tiết về chữ ký tươi trong bài viết dưới đây.

1. Chữ ký tươi là gì?

Chữ ký tươi là chữ ký được ký trực tiếp bằng tay trên văn bản giấy bằng bút mực. Đây là hình thức xác nhận ý chí, trách nhiệm hoặc sự đồng thuận của cá nhân đối với nội dung văn bản. Hiểu đơn giản, khi một người trực tiếp ký tên lên hợp đồng, đơn từ, biên bản hoặc giấy tờ bằng tay thì đó được gọi là chữ ký tươi. Chữ ký này thường mang đặc điểm riêng của từng người như nét ký, độ nghiêng, cách viết hoặc ký hiệu cá nhân.

Trong thực tế, chữ ký tươi được sử dụng rất phổ biến trong:

• Hợp đồng giấy
• Hồ sơ hành chính
• Giấy ủy quyền
• Đơn xin việc
• Hồ sơ ngân hàng
• Văn bản nội bộ doanh nghiệp…

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không có định nghĩa riêng về “chữ ký tươi”, tuy nhiên đây vẫn là hình thức xác thực truyền thống được sử dụng rộng rãi trong nhiều giao dịch dân sự và hành chính.

Để chữ ký tươi có giá trị pháp lý, người ký phải là đúng chủ thể có thẩm quyền hoặc đúng người xác lập giao dịch. Trong một số trường hợp, chữ ký còn cần đi kèm con dấu hoặc công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật.

Tuy nhiên, chữ ký tươi cũng tồn tại nhiều hạn chế như:

• Khó ký từ xa
• Tốn thời gian in ấn, chuyển phát hồ sơ
• Dễ bị giả mạo hoặc sao chép
• Khó quản lý khi xử lý số lượng lớn tài liệu

Đó cũng là lý do chữ ký số và chữ ký điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong môi trường giao dịch điện tử.

2. Chữ ký tươi khác gì chữ ký số và chữ ký điện tử?

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa chữ ký tươi, chữ ký số và chữ ký điện tử vì đều có chức năng xác nhận người ký. Tuy nhiên, đây là ba khái niệm hoàn toàn khác nhau.

Chữ ký tươi là chữ ký viết tay trực tiếp trên giấy. Trong khi đó, chữ ký điện tử là khái niệm rộng hơn, được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử nhằm xác nhận chủ thể ký trong giao dịch điện tử.

Còn chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa và chứng thư số để xác thực người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Nếu chữ ký tươi phụ thuộc vào giấy tờ vật lý thì chữ ký số lại được sử dụng trên môi trường điện tử như:

• Kê khai thuế điện tử
• Hóa đơn điện tử
• Hải quan điện tử
• BHXH điện tử
• Hợp đồng điện tử
• Ký tài liệu PDF, Word…

 Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở tính bảo mật và khả năng xác thực. Chữ ký tươi có thể bị giả mạo bằng cách sao chép nét ký hoặc scan hình ảnh chữ ký. Trong khi đó, chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa nên khó bị làm giả hơn và có thể kiểm tra trạng thái hiệu lực của chứng thư số. Ngoài ra, chữ ký số còn cho phép ký từ xa, ký online và xử lý hồ sơ nhanh hơn nhiều so với quy trình ký tay truyền thống.

3. Khi nào nên dùng chữ ký tươi và khi nào nên dùng chữ ký số?

Trên thực tế, chữ ký tươi và chữ ký số không hoàn toàn thay thế nhau mà thường được sử dụng tùy theo tính chất giao dịch.

Đối với các hồ sơ giấy truyền thống, giao dịch dân sự trực tiếp hoặc tài liệu cần bản gốc vật lý, chữ ký tươi vẫn là lựa chọn phổ biến. Một số thủ tục hành chính hoặc hồ sơ nội bộ cũng có thể yêu cầu ký trực tiếp bằng tay.

Trong khi đó, chữ ký số phù hợp với các giao dịch điện tử cần xử lý nhanh, ký từ xa hoặc thực hiện trực tuyến với cơ quan nhà nước. Ngoài việc tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, chữ ký số còn giúp doanh nghiệp:

• Ký tài liệu mọi lúc mọi nơi
• Giảm rủi ro giả mạo chữ ký
• Dễ dàng lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử
• Tăng tốc quy trình xử lý công việc

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang chuyển dần từ quy trình ký tay sang ký số để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số và giao dịch điện tử.

Là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, ECA Thái Sơn hiện cung cấp các giải pháp chữ ký số hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân thực hiện kê khai thuế, hóa đơn điện tử, BHXH, hải quan và nhiều giao dịch điện tử khác theo đúng quy định pháp luật.

Việc hiểu rõ chữ ký tươi là gì và phân biệt đúng với chữ ký số sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn hình thức xác thực phù hợp trong từng loại giao dịch, đồng thời hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng.

Nguyệt Nga