Định danh điện tử, chữ ký số và dịch vụ công là cá yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, đặc biệt khi cá nhân, doanh nghiệp ngày càng thực hiện nhiều thủ tục hành chính trên môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ và nắm được mối liên hệ giữa định danh điện tử, chữ ký số và dịch vụ công trong quá trình thực hiện thủ tục trực tuyến. Nội dung dưới đây sẽ phân tích rõ vai trò và mối liên hệ giữa ba yếu tố này.

1. Định danh điện tử, chữ ký số và dịch vụ công là gì?

Để hiểu rõ về mối liên hệ giữa định danh điện tử, chữ ký số và dịch vụ công  trước hết cần hiểu rõ chúng là gì, phân biệt chức năng của từng công cụ.

1.1. Định danh điện tử

Định danh điện tử là việc xác định, xác thực danh tính của cá nhân, tổ chức trên môi trường điện tử thông qua thông tin định danh được ghi nhận và xác thực theo quy định pháp luật.

Đối với cá nhân, tài khoản định danh điện tử có thể được sử dụng để đăng nhập, xác thực danh tính và thực hiện nhiều dịch vụ trên môi trường số.

1.2. Chữ ký số

Theo Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử năm 2023 chữ ký số được định nghĩa như sau:

“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số; chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu”

Chữ ký số thường được sử dụng để xác nhận chủ thể ký,dùng ký lên các văn bản điện tử thể hiện sự đồng ý đối với nội dung văn bản điện tử và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký.

1.3. Dịch vụ công trực tuyến

Dịch vụ công trực tuyến là phương thức cung cấp dịch vụ của cơ quan nhà nước trên môi trường điện tử, cho phép cá nhân, tổ chức thực hiện một phần hoặc toàn bộ thủ tục hành chính trực tuyến. Thông qua dịch vụ công trực tuyến, người dùng có thể thực hiện các công việc như:

• Khai và gửi hồ sơ thuế, bảo hiểm xã hội, xuất nhập khẩu…
• Đăng nhập và xác thực tài khoản;
• Nộp tài liệu điện tử;
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ;
• Nhận kết quả theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền cung cấp;
• Thực hiện nghĩa vụ tài chính trực tuyến trong trường hợp có phát sinh.

2. Định danh điện tử, chữ ký số và dịch vụ công có mối liên hệ gì?

Định danh điện tử, chữ ký số và dịch vụ công  có mối liên hệ chặt chẽ nhưng không đồng nhất với nhau.

Khi thực hiện một giao dịch điện tử thông qua dịch vụ công quy trình như sau:

Định danh điện tử → Xác thực người dùng → Truy cập dịch vụ công → Khai, gửi hồ sơ → Ký chữ ký số (xác nhận điện tử khi thủ tục yêu cầu) → Cơ quan nhà nước tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Trong đó:

• Định danh điện tử tập trung vào xác thực danh tính.
• Chữ ký số tập trung vào việc xác nhận, ký và bảo đảm giá trị của thông điệp dữ liệu.
• Dịch vụ công trực tuyến là môi trường để thực hiện thủ tục hành chính.

Như vậy, định danh điện tử và chữ ký số có thể được xem là những công cụ hỗ trợ quá trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến, nhưng không thể mặc nhiên coi định danh điện tử là chữ ký số hoặc ngược lại.

3. Định danh điện tử hỗ trợ thực hiện dịch vụ công như thế nào?

Định danh điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người dân, doanh nghiệp xác thực danh tính khi truy cập các hệ thống điện tử. Thay vì phải trực tiếp đến cơ quan nhà nước để xuất trình giấy tờ trong nhiều trường hợp, người dùng có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử được xác thực để đăng nhập và thực hiện thủ tục trực tuyến theo quy định.

Theo đó giúp:

• Hạn chế việc cung cấp thông tin nhiều lần;
• Hỗ trợ xác thực người thực hiện thủ tục;
• Giảm thời gian đi lại;
• Tạo thuận lợi cho việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống;
• Tăng tính minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Đặc biệt, khi dữ liệu định danh được tích hợp và kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia, người dùng có thể được hưởng lợi từ việc giảm yêu cầu cung cấp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có và được phép khai thác.

4. Chữ ký số có vai trò gì khi sử dụng dịch vụ công?

Trên thực tế, không phải mọi thao tác trên dịch vụ công trực tuyến đều bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Tùy từng thủ tục, cơ quan cung cấp dịch vụ công có thể yêu cầu người dùng:

• Đăng nhập và xác thực bằng tài khoản;
• Điền thông tin trực tuyến;
• Tải hồ sơ điện tử;
• Xác nhận thông tin;
• Ký điện tử hoặc ký số;
• Thanh toán trực tuyến.

Đối với những thủ tục yêu cầu ký số, chữ ký số có vai trò quan trọng trong việc xác nhận chủ thể và nội dung hồ sơ điện tử.

Ví dụ, khi doanh nghiệp thực hiện một thủ tục hành chính yêu cầu văn bản điện tử được ký số (VD: hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ quyết toán thuế…), người có thẩm quyền có thể sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp hoặc chữ ký số cá nhân phù hợp để ký hồ sơ theo yêu cầu của hệ thống.

5. Có tài khoản định danh điện tử có thay thế được chữ ký số không?

Định danh điện tử chủ yếu phục vụ việc xác thực danh tính và truy cập các hệ thống, dịch vụ điện tử. Trong khi đó, chữ ký số được sử dụng để ký trên thông điệp dữ liệu và đáp ứng các yêu cầu về xác nhận chủ thể ký, tính toàn vẹn của dữ liệu và giá trị pháp lý của giao dịch điện tử theo quy định. Vì vậy, định danh điện tử hoàn toàn khác chữ ký số.

Một tài khoản định danh điện tử có thể giúp người dùng đăng nhập vào hệ thống dịch vụ công, nhưng việc có cần ký số hay không còn phụ thuộc vào yêu cầu của từng thủ tục và hệ thống cung cấp dịch vụ.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng định danh điện tử, chữ ký số và dịch vụ công?

Doanh nghiệp cần xác định chính xác yêu cầu của từng thủ tục trước khi thực hiện giao dịch trực tuyến. Cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

• Xác định có cần chữ ký số hay không: Không phải thủ tục nào cũng cần ký số do đó doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của từng thủ tục trên hệ thống cung cấp dịch vụ công.
• Đăng ký tài khoản định danh điện tử: Tài khoản định danh điện tử của tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền cần được đăng ký, xác thực và sử dụng đúng quy định.
• Sử dụng đúng chữ ký số: Trường hợp hồ sơ yêu cầu chữ ký số của doanh nghiệp, cần sử dụng đúng chứng thư số và đúng người có thẩm quyền ký theo quy định.
• Bảo mật thông tin xác thực: Thông tin đăng nhập, phương tiện xác thực và thiết bị chứa khóa bí mật của chữ ký số cần được quản lý chặt chẽ, tránh để người không có thẩm quyền sử dụng.
• Lưu trữ hồ sơ điện tử: Mọi hồ sơ đã gửi, kết quả xử lý, thông báo của hệ thống và các tài liệu điện tử liên quan cần được lưu trữ cẩn thận, đúng quy định để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.

Như vậy, định danh điện tử, chữ ký số và dịch vụ công có mối liên hệ bổ trợ nhưng không đồng nhất về chức năng. Định danh điện tử giúp xác thực danh tính, chữ ký số giúp xác nhận và ký dữ liệu điện tử, còn dịch vụ công trực tuyến là môi trường để cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường số. Việc hiểu đúng vai trò của từng công cụ sẽ giúp người dân và doanh nghiệp lựa chọn phương thức xác thực, ký điện tử phù hợp, đồng thời hạn chế sai sót khi thực hiện thủ tục trực tuyến. 

Thu Hương