Ký hóa đơn điện tử là một thao tác quan trọng cần thực hiện khi doanh nghiệp xuất hóa đơn. Vậy để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử được không? Mời quý khách cùng tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết từ ECA.

Sử dụng nhiều chữ ký số cho hóa đơn điện tử được không?

1. Quy định sử dụng chữ ký số hoá đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật, việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc hoặc không bắt buộc tùy thuộc vào từng trường hợp và loại hóa đơn được phát hành. 

1.1 Trường hợp phải sử dụng chữ ký số hoá đơn điện tử

Các doanh nghiệp, tổ chức kế toán khi sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế qua mạng phải đảm bảo trên hóa đơn có chữ ký số của bên bán, đây là điều kiện để hóa đơn được coi là hợp lệ.

Những loại hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng chữ ký số của bên bán gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Hóa đơn bán hàng.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Hóa đơn điện tử ở dạng tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ dịch vụ ngân hàng (có mã của cơ quan Thuế).
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

1.2 Trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không cần ký số khi nào?

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử không bắt buộc đối với bên mua. Việc bên mua ký số vào hóa đơn phụ thuộc vào thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, nếu các điều kiện liên quan được đảm bảo.
Theo Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của đơn vị phát hành, bao gồm:

(1) Hóa đơn bán hàng cho cá nhân không kinh doanh, áp dụng với các mặt hàng như:

• Xăng dầu.
• Điện, nước.
• Viễn thông.

(2) Hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ không có mã của cơ quan Thuế.

(3) Chứng từ dịch vụ vận tải hàng không (vé máy bay):

• Xuất qua website, hệ thống thương mại điện tử.
• Lập theo thông lệ quốc tế.
• Bán cho cá nhân không kinh doanh (không áp dụng với cá nhân thuộc tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh).

(4) Hóa đơn từ máy tính tiền kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế

(5) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

2. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hoá đơn điện tử không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng nhiều chữ ký số để ký hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cần tuân thủ một số yêu cầu pháp lý và kỹ thuật để đảm bảo tính hợp lệ:

• Mỗi chữ ký số được sử dụng phải thuộc chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký hóa đơn.
• Doanh nghiệp cần đăng ký và khai báo đầy đủ tất cả các mẫu chữ ký số với hệ thống của Tổng cục Thuế.

Nếu doanh nghiệp đảm bảo cả hai điều kiện trên, họ có thể sử dụng không giới hạn số lượng chữ ký số cho mục đích ký hóa đơn điện tử. 

3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng chữ ký số hoá đơn điện tử

Ưu và nhược điểm khi sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử.

Việc doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh, đồng thời cũng sẽ có những hạn chế mà quý khách cần lưu ý trong quá trình sử dụng.

3.1 Ưu điểm khi sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử

• Sử dụng nhiều chữ ký số ký hóa đơn điện tử giúp quá trình xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng, xử lý được nhiều giao dịch cùng lúc.
• Khi chữ ký số bị lỗi, doanh nghiệp vẫn có chữ ký số dự phòng để ký hóa đơn điện tử, hạn chế gián đoạn hoạt động xuất hóa đơn.
• Chữ ký số có thể được phân quyền cho nhiều nhân viên, phục vụ nhiều hoạt động ký các tài liệu khác trong doanh nghiệp.

3.2 Hạn chế khi sử dụng nhiều chữ ký số ký hóa đơn điện tử

• Chi phí cho chữ ký số đắt hơn do phải mua nhiều gói dịch vụ chữ ký số.
• Chữ ký số của doanh nghiệp được phân quyền nhiều người sử dụng, dẫn đến nguy cơ khó kiểm soát và các vấn đề về bảo mật.
• Phải theo dõi thời hạn chữ ký số và đăng ký nhiều chữ ký số trên hệ thống Tổng cục Thuế để đảm bảo chữ ký số được phép sử dụng ký hóa đơn.

Như vậy, so với một số hạn chế nhỏ, việc sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử vẫn mang lại nhiều lợi ích thiết thực và lâu dài cho tổ chức, doanh nghiệp.

Do đó, việc lựa chọn sử dụng chữ ký số từ các đơn vị uy tín sẽ giúp cho quá trình sử dụng của quý khách hạn chế tối đa rủi ro và được hỗ trợ kịp thời khi xảy ra vấn đề.

Bài viết được tổng hợp bởi dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Nếu quý khách có nhu cầu đăng ký chữ ký số ký hoá đơn điện tử cho đơn vị của mình, xin vui lòng liên hệ ECA để được tư vấn theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768