Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ hạch toán các khoản chi phí. Vậy với trường hợp mua dịch vụ chữ ký số, kế toán cần hạch toán như thế nào? Trong bài viết này, ECA sẽ hướng dẫn kế toán phân loại các trường hợp và hạch toán cụ thể với chi phí chữ ký số.

1. Chữ ký số hạch toán như thế nào?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, sử dụng công nghệ mã hóa để xác thực danh tính của cá nhân hoặc doanh nghiệp trong các giao dịch trực tuyến. Nó hoạt động như một con dấu hoặc chữ ký tay nhưng có tính bảo mật cao hơn, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý của tài liệu điện tử.

Chữ ký số thường được sử dụng trong các hoạt động như khai thuế điện tử, nộp bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng trực tuyến và thực hiện giao dịch ngân hàng. Tại Việt Nam, chữ ký số được pháp luật công nhận và bắt buộc trong nhiều lĩnh vực để đảm bảo tính minh bạch, an toàn thông tin.

Chữ ký số có thể được hạch toán như khoản chi phí tài sản, công cụ của doanh nghiệp hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.

2. Khi nào cần hạch toán mua chữ ký số?

Khi nào doanh nghiệp cần hạch toán khoản mua chữ ký số?

Doanh nghiệp cần hạch toán chi phí mua chữ ký số trong các trường hợp sau:

• Mua chữ ký số lần đầu: Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch điện tử như khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội hoặc ký hợp đồng trực tuyến.
• Gia hạn chữ ký số: Sau khi hết thời hạn sử dụng (thường là 1-3 năm), doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số để tiếp tục sử dụng. Chi phí gia hạn cũng cần được hạch toán hợp lý.
• Mua chữ ký số kèm thiết bị phần cứng: Một số nhà cung cấp yêu cầu doanh nghiệp mua kèm USB Token hoặc phần mềm ký số. Khi đó, kế toán cần xác định rõ phần nào thuộc chi phí chữ ký số và phần nào thuộc tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ.

3. Cách hạch toán mua chữ ký số theo Thông tư 133

Hạch toán chữ ký số theo Thông tư 133 như thế nào?

Đối với hướng dẫn tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, kế toán hạch toán chữ ký số theo hướng dẫn dưới đây, tuỳ từng trường hợp.

3.1 Trường hợp chữ ký số có giá trị sử dụng lâu dài (Tài sản cố định vô hình hoặc chi phí trả trước dài hạn)

Nếu chữ ký số có thời hạn sử dụng dài (thường từ 1 năm trở lên) và đáp ứng điều kiện ghi nhận là tài sản cố định vô hình (TSCĐ vô hình), doanh nghiệp sẽ hạch toán vào tài khoản 213 – TSCĐ vô hình. Trong trường hợp không đủ điều kiện để ghi nhận là TSCĐ, kế toán có thể đưa vào chi phí trả trước dài hạn (TK 242) và phân bổ dần theo thời gian sử dụng.

a,  Bút toán ghi nhận ban đầu:

• Nếu đủ điều kiện là TSCĐ vô hình:
  Nợ 213 – Tài sản cố định vô hình
  Nợ 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  Có 111/112 – Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng
• Nếu không đủ điều kiện là TSCĐ, hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn:
  Nợ 242 – Chi phí trả trước dài hạn
  Nợ 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  Có 111/112 – Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng

b, Bút toán phân bổ hàng tháng:

• Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
  Có 242 – Chi phí trả trước

Việc phân bổ chi phí giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác chi phí trong kỳ, tránh ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận ngay tại thời điểm mua chữ ký số.

3.2 Trường hợp chữ ký số có giá trị sử dụng ngắn hạn (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Nếu chữ ký số có thời hạn sử dụng dưới 1 năm, doanh nghiệp sẽ hạch toán thẳng vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) thay vì phân bổ dần. Điều này giúp phản ánh đúng chi phí phát sinh trong kỳ kế toán và không cần ghi nhận vào chi phí trả trước dài hạn.

Bút toán ghi nhận chi phí ngay:

• Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
  Nợ 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  Có 111/112 – Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng

Cách hạch toán này giúp doanh nghiệp giảm bớt các bước phân bổ và dễ dàng quản lý chi phí khi chữ ký số có thời hạn ngắn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thường xuyên gia hạn chữ ký số thì cần theo dõi chi tiết để đảm bảo kế toán hợp lý.

3.3 Hạch toán gia hạn chữ ký số

Khi doanh nghiệp gia hạn chữ ký số, kế toán cần xác định thời gian gia hạn để lựa chọn cách hạch toán phù hợp:

• Nếu thời gian gia hạn trên 1 năm, chi phí gia hạn cần được ghi nhận vào TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn và phân bổ dần theo thời gian sử dụng.
• Nếu thời gian gia hạn dưới 1 năm, chi phí gia hạn được hạch toán trực tiếp vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Bút toán khi gia hạn chữ ký số:

• Trường hợp phân bổ dần (gia hạn trên 1 năm):
  Nợ 242 – Chi phí trả trước dài hạn
  Nợ 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  Có 111/112 – Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng
•  Hàng tháng, kế toán thực hiện phân bổ:
  Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
  Có 242 – Chi phí trả trước
• Trường hợp hạch toán ngay (gia hạn dưới 1 năm):
  Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
  Nợ 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  Có 111/112 – Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng

4. Lưu ý quan trọng khi hạch toán mua chữ ký số

Kế toán cần lưu ý khi hạch toán mua chữ ký số.

Để đảm bảo việc hạch toán mua chữ ký số theo Thông tư 133 đúng quy định và tránh sai sót, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Xác định đúng thời gian sử dụng: Nếu chữ ký số có thời hạn trên 1 năm, nên ghi nhận vào chi phí trả trước dài hạn (TK 242) hoặc TSCĐ vô hình (TK 213) nếu đủ điều kiện. Ngược lại, nếu dưới 1 năm, có thể hạch toán ngay vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642).
• Kiểm tra hóa đơn và thuế GTGT: Khi mua chữ ký số, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn hợp lệ. Nếu chữ ký số phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT, doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế đầu vào (hạch toán vào TK 133).
• Phân bổ chi phí hợp lý: Nếu chữ ký số được ghi nhận vào chi phí trả trước dài hạn, kế toán cần thực hiện phân bổ hàng tháng để phản ánh đúng chi phí trong kỳ, tránh ảnh hưởng đến lợi nhuận từng giai đoạn.

Như vậy, bài viết đã hướng dẫn kế toán cách hạch toán hợp lý cho khoản chi phí mua hoặc gia hạn chữ ký số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Việc sở hữu chữ ký số giúp doanh nghiệp và kế toán thực hiện nhiều nghiệp vụ như khai thuế, ký số hoá đơn điện tử, ký hợp đồng. Để tham khảo sử dụng dịch vụ chữ ký số, quý khách vui lòng liên hệ ECA theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng