Chữ ký số là thành phần quan trọng trong hóa đơn điện tử. Chữ ký số giúp đảm bảo tính xác thực, bảo mật và pháp lý của hóa đơn đó. Trong bài viết này, ECA sẽ giới thiệu về những quy định và vai trò của chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

1. Giới thiệu chữ ký số hóa đơn điện tử

Chữ ký số là phương tiện bảo mật phổ biến, được tạo ra bằng cách mã hóa thông tin của người ký. Chữ ký số có thể được đính kèm vào tài liệu, nội dung điện tử để xác nhận danh tính và sự đồng thuận của người ký. 

1.1 Cơ chế hoạt động của chữ ký số

Cơ chế tạo nên chữ ký số là mật mã bất đối xứng, với cặp khóa công khai - khóa bí mật. Chữ ký số có thể được kiểm tra tính hợp lệ bởi bất cứ ai bằng cách giải mã bằng khóa công khai tương ứng với khóa bí mật của người ký. Thông tin chủ thể chữ ký số được thể hiện trên chứng thư số tương ứng.

Chứng thư số là một loại giấy tờ điện tử được cấp bởi một cơ quan ủy quyền, thường là một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thư số (CA). Chứng thư số chứa thông tin nhận dạng của người sở hữu, khóa công khai của người sở hữu và chữ ký số của CA. Do đó, người ký sẽ không thể chối bỏ chữ ký số của mình.

1.2 Vai trò của chữ ký số hóa đơn điện tử

Chữ ký số giúp bảo đảm toàn vẹn thông tin hóa đơn.

Vai trò của chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử là rất quan trọng. Với những ưu điểm về tính bảo mật và chống giả mạo, chữ ký số giúp:

- Bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch, như người bán, người mua.

- Ngăn chặn các hành vi gian lận, sửa đổi, sao chép hoặc mất mát dữ liệu.

- Tăng hiệu quả giám sát thực hiện các nghĩa vụ thuế và kế toán theo quy định của pháp luật.

Như vậy, chúng ta đã hiểu về chữ ký số và chứng thư số, khái niệm và vai trò của chúng trong hóa đơn điện tử. Đây là những công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho việc phát triển thương mại điện tử trong thời đại số hiện nay.

2. Quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Pháp luật quy định thế nào về chữ ký số hóa đơn điện tử?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã ban hành một số quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

2.1 Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, nếu đảm bảo các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử. Một trong những quy định quan trọng về hóa đơn điện tử là việc sử dụng chữ ký số để xác thực và bảo mật hóa đơn. 

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về quản lý và sử dụng hóa đơn trong hoạt động bán hàng và cung ứng dịch vụ, hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, trừ những trường hợp được miễn theo quy định của Bộ Tài chính. 

Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng phải có chữ ký số của người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, nếu người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ yêu cầu.

Vậy nên, câu trả lời cho câu hỏi "Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?" là "Có", nếu bạn là người bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, và "Tùy", nếu bạn là người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. 

2.2 Những trường hợp hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, một số trường hợp không yêu cầu việc ký số trên hóa đơn điện tử bao gồm:

- Hóa đơn điện tử phát sinh từ việc bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại với đối tượng là cá nhân không có hoạt động kinh doanh.

- Hóa đơn điện tử liên quan đến việc bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.

- Hóa đơn điện tử có tính chất là tem, vé, thẻ, không yêu cầu chữ ký số của người bán.

- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không được tạo ra thông qua trang web và hệ thống thương mại điện tử.

- Hóa đơn sử dụng thanh toán Interline giữa các hãng hàng không, tuân theo quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế, không cần chứng minh các yếu tố như ký hiệu, mẫu hóa đơn, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

3. Mua chữ ký số hóa đơn điện tử ở đâu?

Chữ ký số được sử dụng trong các doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh phải là chữ ký số được cung cấp bởi các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng. Đây là những tổ chức được bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động kinh doanh dịch vụ chữ ký số.

Chữ ký số ECA phù hợp với các hệ thống HĐĐT.

Chữ ký số ECA là một sản phẩm thuộc hệ sinh thái phần mềm của ThaisonSoft. Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo quy định, phù hợp với các hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hiện hành. 

Ngoài ra, quý khách khi sử dụng chữ ký số ECA sẽ được hỗ trợ 24/7 với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo xử lý nhanh chóng vấn đề phát sinh, hạn chế tối đa gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chữ ký số và chứng thư số xin vui lòng liên hệ hotline ECA: 

- Miền Bắc: 1900.4767

- Miền Trung, Nam: 1900.4768