Chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, đơn vị và đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực danh tính và bảo mật giao dịch điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng người dùng có thể gặp phải lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng, điều này ảnh hưởng lớn đến công việc và có thể làm chậm quá trình giao dịch.

Xử lý sự cố không kìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.

1. Nguyên nhân không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng

Để xử lý sự cố không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng người dùng cần xem xét và phán đoán được nguyên nhân gây ra sự cố. Căn cứ theo nguyên nhân sự cố để đưa ra các giải pháp xử lý sự cố phù hợp nhất.

1.1 Nguyên nhân không tìm thấy chữ ký số

Có rất nhiều nguyên nhân không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng, các nguyên nhân chính gồm có:

• Phần mềm chữ ký số chưa được cài đặt
• Chữ ký số bị lỗi 
• Thiết bị lưu trữ chữ ký số (USB token) bị lỗi 
• Lỗi do kết nối thiết bị Token với máy tính
• Lỗi hệ thống
• Lỗi do sử dụng nhầm chữ ký số 
• Lỗi do nhập sai mã pin của chữ ký số
• Lỗi kết nối
• Lỗi do sai Serial chữ ký số
• Chữ ký số không tương thích với phần mềm cài đặt trên máy

1.2 Hậu quả của việc không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng 

Chữ ký số là một trong những công cụ để đơn vị, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng để thực hiện giao dịch điện tử. Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch, đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin giao dịch. Khi gặp sự cố không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng người dùng có thể gặp rủi ro như:

• Không thể xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng
• Không kê khai thuế kịp thời hạn
• Không thể khai bảo hiểm hiểm xã hội điện tử, hải quan điện tử
• Không thực hiện được ký hợp đồng điện tử
• Không giao dịch được với ngân hàng
• …

Không tìm thấy chữ ký số dẫn đến nhiều giao dịch điện tử bị ngừng.

Việc xử lý sự cố nhanh, kịp thời lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng giúp người dùng kịp thời thực hiện các giao dịch điện tử, đảm bảo cho việc mua bán, hợp tác kinh doanh đúng tiến độ, tránh các rủi ro bị phạt đồng thời là yếu tố tạo lợi thế giúp người dùng mở rộng mối quan hệ hợp tác kinh doanh.

2. Xử lý sự cố không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng

Để xử lý sự cố không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng bạn cần căn cứ theo nguyên nhân.

(1) Xử lý nguyên nhân do phần mềm chữ ký số chưa được cài đặt

Cách xử lý: Người dùng cài đặt phần mềm chữ ký số trên máy tính làm việc (phần mềm được cung cấp từ nhà cung cấp chữ ký số). Hoặc người dùng cũng có thể truy cập vào website của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để tải hoặc cài đặt từ đĩa CD đi kèm với thiết bị lưu trữ chữ ký số (USB token).

(2) Xử lý nguyên nhân chữ ký số bị lỗi hoặc thiết bị lưu trữ chữ ký số (USB token) bị lỗi/hỏng 

Việc sử dụng và bảo quản USB Token không đúng cách sẽ dẫn đến việc chữ ký số bị hỏng, cháy chập hoặc biến dạng, khiến USB token không thể kết nối với máy tính.

Cách xử lý: Người dùng liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để cung cấp lại thiết bị USB token.

(3) Xử lý lỗi do phần mềm chữ ký số hoặc lỗi hệ thống

Lỗi có thể do phần mềm hoặc do lỗi hệ thống là các lỗi thường gặp, nguyên nhân đến từ nhà cung cấp chữ ký số hoặc chưa update phần mềm.

Cách xử lý: 

• C1: Xóa phần mềm cũ, tải và cập nhật phần mềm mới
• C2: Thực hiện nâng cấp, update phần mềm cũ và khởi động lại máy tính để khắc phục lỗi.
• C3: Truy cập lại vào một thời điểm khác, trường hợp vẫn bị lỗi thì áp tải phần mềm mới và cài đặt lại hoặc nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.

(4) Xử lý lỗi do sử dụng nhầm chữ ký số hay Chữ ký số không tương thích với phần mềm cài đặt trên máy

Cách xử lý: Người dùng cần kiểm tra lại chữ ký số xem có cắm nhầm USB token của nhà cung cấp khác không, nếu có cần rút ra và cắm đúng chữ ký số khớp với phần mềm chữ ký số của nhà cung cấp được cài đặt trên máy.

(5) Lỗi do nhập sai mã pin của chữ ký số

Cách xử lý: người dùng cần nhập chính xác mã pin đã đặt cho chữ ký số. Trường hợp nhập sai nhiều lần (thường sai quá 5 lần) thì phải nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp chữ ký số để được cấp lại mã pin.

(6) Xử lý lỗi kết nối 

Khi sử dụng chữ ký số dưới dạng USB Token, người dùng sẽ phải cắm vào máy tính. Trường hợp ở lỏng hoặc bị lỗi sẽ không thể kết nối dẫn đến không tìm thấy chữ ký số.

Cách xử lý: Rút USB token và cắm lại cho chắc chắn, nếu vẫn chưa được có thể chuyển cổng cắm khắc trên máy.

(7) Xử lý lỗi sai Serial chữ ký số

Trường hợp số serial trên USB Token không trùng khớp với serial khai báo khi đăng ký tài khoản, hệ thống sẽ không nhận diện được chữ ký số. Do đó hệ thống thông báo không tìm thấy chữ ký số.

Gọi điện nhờ sự hỗ trợ từ nhà cung cấp chữ ký số khi gặp sự cố.

Cách xử lý:

• Người dùng kiểm tra lại số serial trên USB Token và số serial khai báo khi đăng ký tài khoản sử dụng chữ ký số bằng cách truy cập trình quản lý trên hệ thống phần mềm chữ ký số đã cài đặt. Đồng thời truy cập vào trang web của cơ quan Thuế hoặc Hải quan, đăng nhập vào tài khoản của bạn và xem lại thông tin serial chữ ký số.
• Trường hợp không khớp nhau người dùng cần cập nhật lại số serial bị sai bằng cách nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm chữ ký số hoặc tự đăng ký lại.

3. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số đối với cá nhân và tổ chức

Để tránh gặp sự cố liên quan đến chữ ký số, đồng thời đảm bảo công việc được thuận lợi người dùng cần lưu ý các điểm sau:

(1) Đối với cá nhân

• Sử dụng chữ ký số từ các nhà cung cấp chữ ký số uy tín, có dịch vụ tốt
• Không tiết lộ mã pin chữ ký số cá nhân, thay đổi mã pin định kỳ để tăng tính bảo mật.
• Bảo quản chữ ký số tốt: tránh va đập, dính nước, tránh các tác động từ bên ngoài

(2) Đối với tổ chức

• Sử dụng phần mềm chữ ký số của các nhà cung cấp uy tín, có dịch vụ tốt
• Phân quyền quản lý chữ ký số cho 1 người đồng thời giao trách nhiệm quản lý chữ ký số.
• Lưu trữ chữ ký số ở nơi an toàn: tủ có khóa, nơi sạch sẽ, thoáng mát tránh tác động bên ngoài.
• Thường xuyên nâng cấp phần mềm chữ ký số để cập nhật các tính năng bảo vệ mới.
• Khi không dùng nữa cần thoát trình duyệt chữ ký số, sau đó rút USB token khỏi thiết bị máy tính.

Trên đây là chia sẻ về xử lý sự cố không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng và nhữ lưu ý cho người dùng. Để được hỗ trợ tư vấn chữ ký số uy tín, và xử lý khi gặp sự cố về chữ ký số các cá nhân tổ chức vui lòng liên hệ đường dây nóng 19004768 hoặc 19004767.