Hiện nay rất nhiều đơn vị kinh doanh đang quan tâm đến chữ ký số doanh nghiệp. Vậy chữ ký số doanh nghiệp là gì và có vai trò như thế nào trong hoạt động kinh doanh? Thủ tục để đăng ký chữ ký số như thế nào? Sau đây là những thông tin cơ bản nhất về chữ ký số mà doanh nghiệp cần biết.

1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số doanh nghiệp mở ra nhiều cơ hội mới trong kinh doanh.

Chữ ký số doanh nghiệp là loại chữ ký điện tử được mã hóa và chứng thực chứng thư số bởi đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Chữ ký số doanh nghiệp có vai trò và giá trị tương đương với con dấu đỏ đại diện của đơn vị, tổ chức kinh doanh đó.

Theo quy định pháp luật trong Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP có định nghĩa về chữ ký số như sau:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”.

2. Quy định bắt buộc sử dụng chữ ký số doanh nghiệp

Pháp luật Việt Nam hiện tại chưa sở hữu một quy định cụ thể về việc bắt buộc sử dụng chữ ký số doanh nghiệp. Tuy nhiên trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số để chứng thực cho những giao dịch được quy định.

Đăng ký doanh nghiệp online cần dùng chữ ký số

Khi thực hiện đăng ký kinh doanh qua mạng internet, tổ chức hoặc cá nhân phải lựa chọn thực hiện ký bằng chữ ký số hoặc dùng tài khoản đăng ký kinh doanh (Theo Khoản 3, Điều 26, Luật Doanh nghiệp 2020)

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số doanh nghiệp

Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định “Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.”

Cũng tại Điểm e và Điểm g thuộc Khoản 1, Điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm “Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).”

Sử dụng chữ ký số doanh nghiệp khi khai Thuế hoặc BHXH

Quy định về chữ ký số doanh nghiệp khi nộp thuế theo Khoản 10, Điều 17, Luật quản lý thuế 2019:“Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.”

Quyết định 838/QĐ-BHXH yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện việc kê khai, đăng ký, báo cáo bảo hiểm xã hội điện tử cho người lao động qua hệ thống. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để:

• Đăng ký với hệ thống của cơ quan BHXH điện tử Việt Nam
• Nộp hồ sơ qua hệ thống của cơ quan BHXH

Chữ ký số doanh nghiệp với nghiệp vụ BHXH.

3. Vai trò của chữ ký số doanh nghiệp trong kinh doanh

Với chức năng bảo mật và xác thực danh tính chủ thể của mình, chữ ký số doanh nghiệp được pháp luật công nhận và có nhiều vai trò thiết thực trong từng hoạt động của đơn vị kinh doanh.

Chứng thực các giao dịch của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện những thủ tục, giao dịch hành chính với cơ quan nhà nước như khai thuế, khai báo BHXH cho người lao động qua cổng dịch vụ công. Nghiệp vụ này yêu cầu phải được chứng thực với chữ ký số của thuê bao đã đăng ký trên hệ thống.

Ngoài ra các hoạt động mua bán, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ đều phát sinh hóa đơn giao dịch, chữ ký số sẽ là căn cứ đảm bảo của doanh nghiệp trước pháp luật về tính hợp pháp của hóa đơn.

Ký chứng từ, hợp đồng từ xa

Sự phát triển của thương mại điện tử và số hóa các hoạt động kinh doanh đã mở ra nhiều cơ hội kết nối cho doanh nghiệp. Hiện nay việc hợp tác, làm việc từ xa đã không còn xa lạ và chữ ký số là một công cụ tuyệt vời thúc đẩy quá trình đó. 

Thay vì tốn thời gian và công sức để gặp mặt đối tác và ký kết trực tiếp, chữ ký số có thể giúp doanh nghiệp thực hiện ký hợp đồng, giấy tờ online từ xa. Giao dịch không chỉ thuận tiện mà còn được đảm bảo tính pháp lý bởi luật pháp về chữ ký số đã được công nhận trên toàn cầu.

4. Thủ tục đăng ký chữ ký số doanh nghiệp

Để sở hữu chữ ký số và chứng thư số, doanh nghiệp cần đăng ký mua các gói dịch vụ từ đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Hiện nay tại Việt Nam đã có khá nhiều nhà cung cấp chữ ký số doanh nghiệp uy tín có thể kể đến như: ECA của công ty PTCN Thái Sơn, Misa, EFY-CA, VNPT CA, New-CA,...

USB token là chữ ký số doanh nghiệp phổ biến nhất .

Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp thực hiện các bước sau đây để đăng ký chữ ký số:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để đăng ký chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số và chứng thư số mang tính chất đại diện pháp lý của doanh nghiệp trên môi trường điện tử, vì thế doanh nghiệp cần được cấp phép bởi các cơ quan có thẩm quyền khi đăng ký. Hồ sơ để gửi thông tin đăng ký bao gồm các loại giấy tờ sau: 

• 01 Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
• 01 Bản sao CMND/Căn cước hoặc hộ chiếu người đại diện pháp lý của doanh nghiệp.
• Nếu trong trường hợp uỷ quyền cho người khác thực hiện đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm giấy uỷ quyền và CMND/Căn cước hoặc hộ chiếu của người được uỷ quyền đăng ký.
• Đơn đề nghị cấp chứng thư số – mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15 tháng 11 năm 2018.

Bước 2: Gửi thông tin đăng ký tới nhà cung cấp chữ ký số công cộng.

Sau khi tiếp nhận thông tin, nhà cung cấp chữ ký số công cộng thực hiện đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Nếu hồ sơ đảm bảo các điều kiện và quy định, doanh nghiệp sẽ chính thức được cấp một thuê bao chứng thư số.

Chứng thư số có vai trò như một căn cước công dân của doanh nghiệp trên môi trường điện tử. Các thông tin xác thực cơ bản về doanh nghiệp có thể được tra cứu bởi bất cứ ai qua chứng thư số này. 

Bước 3: Chọn gói chữ ký số phù hợp

Các gói dịch vụ chữ ký số doanh nghiệp được cung cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng thường có thời gian đăng ký ngắn hạn từ 1-5 năm. Doanh nghiệp có thể đăng ký kỳ hạn ngắn và quyết định gia hạn sau hoặc chọn mua gói có thời hạn cao để tiết kiệm chi phí và không tốn thời gian làm thủ tục gia hạn.

Ngoài tiêu chí về thời hạn, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc lựa chọn loại chữ ký số. Trên thị trường hiện nay phổ biến 3 loại: chữ ký số Token, chữ ký số Smart card, chữ ký số HSM. Mỗi loại chữ ký số này sẽ có ưu, nhược điểm khác nhau đi kèm mức giá đăng ký chênh lệch đáng kể.

Chữ ký số Token vẫn đang là loại thông dụng và có tính kinh tế nhất đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra, ưu điểm về tính bảo mật do thiết bị ký phần cứng được chính chủ thể ký nắm giữ cũng là điểm cộng. Đây là mức giá tham khảo của sản phẩm chữ ký số doanh nghiệp ECA sử dụng USB Token:

Bảng giá đăng ký chữ ký số ECA.

Bước 4: Hoàn tất đăng ký chữ ký số doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất thanh toán và được cấp chứng thư số cho chữ ký số doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật từ nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn sử dụng. Doanh nghiệp sẽ được gửi bộ cài phần mềm Token Manager cũng như thực hiện test kiểm tra ký số. Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ ký biên bản hợp đồng thanh toán.

Trên đây là những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần nắm được về chữ ký số được tổng hợp bởi ECA. Chữ ký số là một sản phẩm đặc thù, liên quan đến bảo mật và công nghệ thông tin, vì thế doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín để đảm bảo an tâm trong quá trình sử dụng. 

ECA là sản phẩm được phát triển bởi Công ty PTCN Thái Sơn - Đơn vị đã có kinh nghiệm triển khai dịch vụ phần mềm hành chính công cho hơn 100.000 doanh nghiệp tại Việt Nam. Thông tin tư vấn thêm về sản phẩm chữ ký số doanh nghiệp ECA, xin vui lòng liên hệ hotline 24/7:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://eca.com.vn/