Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục báo tăng, giảm BHXH thông qua Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và đơn giản hóa quy trình xử lý hồ sơ. Vậy, chi tiết cách báo tăng, giảm BHXH như thế nào? Cần lưu ý những vấn đề gì? Những thông tin dưới đây chữ ký số ECA sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn, để hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng.

1. Khi nào cần báo tăng, giảm BHXH?

Thực hiện báo tăng, báo giảm BHXH là thủ tục hành chính bắt buộc khi doanh nghiệp có sự biến động về số lượng nhân sự hoặc mức lương đóng bảo hiểm, cụ thể:

Trường hợp báo tăng BHXH:

• Tăng mới lao động;
• Điều chỉnh tăng tiền đóng BHXH (người lao động thay đổi tiền lương đóng BHXH).

Trường hợp báo giảm BHXH:

• Người lao động chuyển đi; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc;
• Người lao động nghỉ hưởng chế độ BHXH (hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản);
• Người lao động nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng lao động, ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
• Điều chỉnh giảm tiền đóng BHXH (người lao động thay đổi tiền lương đóng BHXH).

2. Hướng dẫn chi tiết các bước báo tăng, giảm BHXH trên Cổng dịch vụ công

Việc báo tăng, giảm BHXH kịp thời mang lại lợi ích trực tiếp và thiết thực cho cả người lao động và doanh nghiệp.

2.1 Trình tự thực hiện báo tăng giảm BHXH trên Cổng dịch vụ công

Trình tự thực hiện gồm 3 bước như sau:

Bước 1. Lập và nộp hồ sơ

Đối với người lao động (NLĐ)

• Trường hợp đã có mã số BHXH thì cung cấp mã số BHXH cho đơn vị;
• Trường hợp chưa có mã số BHXH: lập Tờ khai TK1-TS.

Doanh nghiệp lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan BHXH:

• Lập Mẫu D02-LT;
• Lập Mẫu D01-TS.

Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống Cổng Dịch vụ công.

Bước 3. Đơn vị nhận kết quả đã giải quyết.

Thời gian giải quyết hồ sơ:

• Không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN;
• Không quá 5 ngày đối với các trường hợp còn lại.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH cập nhật thông tin và gửi kết quả cho đơn vị. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ cơ quan BHXH gửi thông báo và nêu rõ lý do.

2.2. Hướng dẫn chi tiết các bước báo tăng BHXH trên cổng dịch vụ công nhanh chóng, chính xác

Các bước báo tăng, giảm BHXH trên Cổng dịch vụ công như sau:

Bước 1: Truy cập vào cổng dịch vụ công của cơ quan BHXH

Truy cập đường link sau: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/ 

Chọn “Đăng nhập” => sau đó tích chọn vào ô “Tổ chức” sau đó nhập thông tin:

• Mã số thuế
• Mật khẩu
• Mã kiểm tra

Nhấn chọn “Đăng nhập”

Bước 2: Kê khai hồ sơ

Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống phần mềm BHXH, chọn "Kê khai hồ sơ".

Bước 3: Chọn "Quản lý lao động"

Thực hiện đồng bộ dữ liệu về lao động do cơ quan BHXH đang quản lý bằng cách: Chọn “Kê khai hồ sơ” => “Quản lý lao động”.

Tiếp theo bấm vào biểu tượng dấu (+ ) để mở giao diện quản lý.

Nhập đầy đủ thông tin NLĐ gồm:

• Thông tin NLĐ
• Thông tin tham gia BHXH, BHYT
• Quá trình tham gia BHXH
• Thành viên hộ gia đình
• Chứng từ nghỉ việc hưởng BHXH.

Lưu ý: Các thông tin có dấu (*) màu đỏ là các thông tin bắt buộc phải nhập.

Sau khi nhập xong các thông tin bấm "Thêm mới".

Bước 4: Chọn thủ tục 600

• Trên menu trái, chọn “Danh sách thủ tục”. 
• Nhấn chọn thủ tục 600

Bước 5: Chọn kỳ kê khai

Hệ thống tự động hiển thị kỳ kê khai mặc định là tháng, năm hiện tại. Số lần kê khai hay còn gọi là đợt kê khai là số tự sinh từ 1 đến 99. 

Người dùng có thể sửa kỳ kê khai, số lần kê khai chưa tồn tại trên hệ thống và nhỏ hơn hoặc bằng lần kê khai mới mất. 

Chọn “Xác nhận” để vào màn hình kê khai hoặc “Đóng” để hủy bỏ thao tác về màn hình danh sách thủ tục. 

Bước 6: Chọn lao động

Trên màn hình kê khai, chọn “Chọn lao động” để hiển thị danh sách lao động, người dùng có thể tìm kiếm theo các điều kiện: Mã nhân viên; Họ tên; Phòng ban.

=> Chọn lao động bằng cách tích chọn vào ô vuông trước tên người lao động.

Tại phần “Phân loại” chọn “Tăng lao động” hoặc “Giảm lao động”.

Sau khi chọn lao động và phân loại người dùng chọn “Áp dụng” để trở lại màn hình lập hồ sơ.

Lưu ý:

Người dùng có thể xóa danh sách lao động đối với những hồ sơ chưa gửi sang hệ thống tiếp nhận hồ sơ của BHXH bằng cách: Trên màn hình kê khai người dùng chọn “Xóa” để xóa lao động trong hồ sơ đang kê khai.

Xóa hồ sơ người lao động chưa gửi cho cơ quan BHXH.

Bước 7: Gửi hồ sơ

Hồ sơ đủ điều kiện để gửi Bảo hiểm Xã hội Việt Nam qua hệ thống tiếp nhận hồ sơ chỉ khi hồ sơ được lập ở trạng thái “Lưu”.

Sau khi nhập đủ và đúng thông tin trên màn hình lập hồ sơ người dùng chọn “Kê khai”, màn hình “Xác nhận nộp hồ sơ” người dùng chọn các dữ liệu của đợt kê khai trước được giữ nguyên, để chuyển qua màn hình “ký số”

Trên màn hình ký số người dùng chọn chữ ký hợp lệ và chọn “OK” đến màn hình nhập mật khẩu của chữ ký số hoặc chọn “Cancel” để hủy bỏ thao tác ký

Ghi chú: 

Có thể gửi hồ sơ bằng cách vào màn hình chọn “Xem lịch sử kê khai” sau đó tìm kiếm theo hồ sơ có trạng thái đã “Lưu” sau đó chọn biểu tượng “Nộp” và thực hiện thao tác ký số như hướng dẫn ở trên.

Sau khi gửi hồ sơ thành công, hệ thống tiếp nhận hồ sơ sẽ trả về mã hồ sơ cho đơn vị, trạng thái hồ sơ là “Đã nộp”

Bước 8: Xuất mẫu

Trên màn hình lập hồ sơ, chọn “Xuất mẫu”, chọn “Xem”

Màn hình danh sách tờ khai muốn xuất mẫu

Trên màn hình xem mẫu, người dùng chọn “Tải xuống” để tải mẫu dạng PDF

Lưu ý: Để có thông tin thì Doanh nghiệp gửi Mẫu TK1-TS tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 để người lao động điền thông tin, dựa trên thông tin đó doanh nghiệp báo tăng BHXH trên Dịch vụ công.

3. Thời gian báo tăng giảm BHXH 

Khi phát sinh các trường hợp tăng giảm lao động, doanh nghiệp có thể kê khai điều chỉnh qua cổng thông tin của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam hoặc tổ chức dịch vụ I-VAN.

Thời hạn báo tăng, giảm BHXH như sau:

• Thời hạn báo tăng lao động: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc quyết định tuyển dụng.
• Thời hạn báo giảm lao động: Chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng phát sinh việc nghỉ việc/giảm lao động để tránh phải đóng bù hoặc truy thu quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) tháng kế tiếp.

4. Lưu ý khi báo tăng giảm BHXH trên cổng dịch vụ công

Để hạn chế việc hồ sơ bị từ chối hoặc phải bổ sung nhiều lần, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin của người lao động cung cấp.
• Thực hiện báo tăng, giảm đúng thời hạn theo quy định.
• Kiểm tra chính xác mã số BHXH (hiện là số CCCD) và thông tin cá nhân khác (bao gồm quá trình hưởng BHXH, người phụ thuộc) của người lao động.
• Đối chiếu mức tiền lương đóng BHXH với hợp đồng lao động.
• Đảm bảo chữ ký số được Bộ thông tin & truyền thông cấp phép và còn hạn sử dụng trước khi ký hồ sơ.
• Lưu lại mã hồ sơ và biên nhận điện tử để thuận tiện theo dõi và đối chiếu khi cần.

Trên đây là hướng dẫn báo tăng, giảm BHXH trên Cổng Dịch vụ công. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kê khai chính xác thông tin và thực hiện đúng thời hạn không chỉ bảo đảm quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định và hướng dẫn mới của cơ quan BHXH để quá trình giao dịch điện tử diễn ra thuận lợi, đúng quy định. 

Thu Hương