Ký nháy là thao tác quen thuộc của những nhân viên hành chính văn phòng, được sử dụng trong nhiều văn bản hàng ngày. Vậy ký nháy tiếng Anh là gì? Khi nào cần sử dụng chữ ký nháy? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc về dấu ký nháy trong các văn bản hành chính, hợp đồng. 

1. Ký nháy tiếng Anh là gì? Ký nháy và ký chính thức có gì khác nhau?

Chữ ký nháy (ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm đảm bảo văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác của nội dung, hình thức trước khi trình lên người ký chính thức. Người ký nháy không cần ghi đầy đủ họ tên như chữ ký chính thức. 

Ký nháy tiếng Anh là gì?

Thông thường, chữ ký nháy được đặt ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản, một số chữ ký nháy có thể được đặt ở cuối văn bản hoặc cuối mỗi trang. Ngoài ra, chữ ký nháy có thể nằm cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên Cơ quan, đơn vị, phòng ban nhận văn bản. 

1.1. Ký nháy tiếng Anh là gì?

Ký nháy tiếng Anh là Initial signature - Chữ ký ngắn gọn, không đầy đủ như chữ ký thông thường.

1.2. Phân biệt ký nháy và ký chính thức

• Chữ ký nháy: Là chữ ký ngắn gọn hơn chữ ký chính thức. Thông thường, người ký nháy chỉ cần ký một ký hiệu đặc biệt tại các vị trí cần thiết trong văn bản như: cuối câu, cuối đoạn văn, hoặc cuối mỗi trang. Chữ ký nháy thường được dùng để xác nhận tính chính xác của văn bản, không có giá trị pháp lý. 
• Chữ ký chính thức: Là chữ ký đầy đủ, được dùng trong các hợp đồng, văn bản pháp lý quan trọng nhằm thể hiện sự chấp thuận, cam kết hoặc xác nhận của người ký với nội dung của văn bản đó. 

2. Phân loại các loại chữ ký nháy phổ biến hiện nay

• Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy đặt tại dòng cuối cùng của văn bản nhằm xác định người soạn thảo văn bản là ai, đồng thời xác định trách nhiệm về nội dung đã soạn thảo. 

• Chữ ký nháy phía dưới từng trang 

Chữ ký tại vị trí này có tác dụng xác nhận tính liên tục của văn bản, tránh việc thay đổi, thêm bớt nội dung, tương tự như việc đóng dấu giáp lai. 

Có 3 loại chữ ký nháy phổ biến nhất hiện nay. 

• Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Là chữ ký của người có trách nhiệm trong việc kiểm tra văn bản về nội dung và hình thức trước khi chuyển tiếp cho người có thẩm quyền ký chính thức. 

3. Hướng dẫn cách ký nháy hợp đồng chuẩn chỉnh

Theo quy định tại Mục II, Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư trong các văn bản hành chính, quy định về chữ ký như sau: Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký của họ trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử. 

Lưu ý để ký nháy hợp đồng theo đúng quy chuẩn. 

Quyền hạn của người ký được ghi theo nguyên tắc sau: 

• Trường hợp 1: Ký thay mặt tập thể: Phải ghi chữ viết tắt “™” lên trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên Cơ quan, tổ chức. 
• Trường hợp 2: Được giao quyền cấp trưởng: Phải ghi chữ viết tắt “Q” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 
• Trường hợp 3: Ký thay cho người đứng đầu Cơ quan, tổ chức: Phải ghi chữ viết tắt “KT” trước chức vụ của người ký thay. Nếu cấp phó được giao phụ trách điều hành, ký như cách ký thay cấp trưởng. 
• Trường hợp 4: Ký thừa lệnh: Phải viết chữ viết tắt “TL” trước chức vụ của người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức. 
• Trường hợp 5: Ký thừa ủy quyền: Phải viết chữ viết tắt “TUQ” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 

4. Một số thắc mắc về ký nháy

a) Ký nháy sử dụng trong trường hợp nào? 

Chữ ký nháy được dùng trong các văn bản hành chính, biên bản, báo cáo, hợp đồng hoặc các tài liệu có tính chất pháp lý nhằm xác định người có trách nhiệm với nội dung của văn bản và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản đó. 

b) Người ký nháy có phải chịu trách nhiệm pháp lý không? 

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung của văn bản mình đã ký bởi chữ ký nháy chỉ có tính chất kiểm tra, rà soát nội dung và hình thức của văn bản. Người ký chính thức sẽ phải chịu trách nhiệm về mặt pháp lý. 

c) Ai có quyền ký nháy trong các văn bản?

Thông thường người ký nháy là người soạn thảo văn bản, hoặc người kiểm tra lại nội dung văn bản. Đây có thể là nhân viên, người đại diện cho phòng ban, tổ chức… Ngoài ra, quyền ký nháy có thể được giao cho người nào đó tùy theo quy định của các doanh nghiệp. 

d) Ký nháy ở bên trái hay bên phải?

Hiện nay, chưa có quy định về vị trí chữ ký nháy ở bên trái hay bên phải của chữ ký chính thức. Vị trí này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định của từng tổ chức, cơ quan nhằm đảo bảo tính đồng bộ trong các tài liệu. 

Trên đây là một số thông tin về chữ ký nháy và các quy định liên quan đến loại chữ ký này. Hy vọng qua bài viết, độc giả đã nắm rõ chữ ký nháy tiếng Anh là gì và cách ký nháy đúng chuẩn để thực hiện theo đúng quy định. Nếu còn bất kỳ thắc nào về chữ ký nháy, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.