Khi nền kinh tế thương mại phát triển mạnh mẽ, giao thương quốc tế ngày càng mở rộng và phát triển theo hướng số hóa. Việc công nhận chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam được đông đảo doanh nghiệp quan tâm. Pháp luật hiện hành đã có quy định cụ thể về công nhận chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài. Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 23/2025/NĐ-CP và Thông tư 06/2024/TT-BTTTT là những căn cứ pháp lý quan trọng cần lưu ý.

1. Chữ ký điện tử nước ngoài có được công nhận tại Việt Nam không?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử nước ngoài và chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài hoàn toàn được công nhận tại Việt Nam. Tuy nhiên, để được công nhận tính pháp lý cần đáp ứng cần đáp ứng các điều kiện và thủ tục nhất định pháp luật quy định.

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 2, Điều 26, Luật Giao dịch điện tử 2023 điều kiện công nhận chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài phải phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc tiêu chuẩn quốc tế đã được thừa nhận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
• Chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài hình thành dựa trên thông tin định danh đầy đủ đã được xác thực của tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử của đối tác nước ngoài trong giao dịch tại Việt Nam.

2. Căn cứ pháp lý về công nhận chữ ký điện tử nước ngoài

Liên quan đến chữ ký điện tử nước ngoài và giao dịch số, doanh nghiệp cần lưu ý các văn bản pháp lý sau:

• Luật số 20/2023/QH15 (Luật giao dịch điện tử 2023): ban hành ngày 22/6/2023, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, quy định nguyên tắc, giá trị pháp lý và việc công nhận chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài.
• Nghị định 23/2025/NĐ-CP: ban hành ngày 21/02/2025 quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Nghị định quy định cụ thể hoạt động liên quan đến chữ ký điện tử nước ngoài và trách nhiệm kiểm tra chữ ký khi sử dụng.
• Thông tư 06/2024/TT-BTTTT: quy định về công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam; công nhận chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam.

3. Quy trình công nhận chữ ký điện tử nước ngoài

Trình tự, thủ tục công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo Điều 7, Thông tư 06/2024/TT-BTTTT. Cụ thể, quy trình công nhận chữ ký điện tử nước ngoài như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ 

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đề nghị công nhận chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam, lựa chọn hình thức trực tiếp hoặc đường bưu điện hoặc trực tuyến theo hướng dẫn sau:

• Gửi trực tiếp hoặc theo đường bưu điện: Gửi đến Bộ Thông tin và Truyền thông (Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia), địa chỉ số 18 Nguyễn Du - Hai Bà Trưng - Hà Nội.
• Gửi trực tuyến qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến: 
• Gửi qua Cổng dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn.
• Hoặc gửi qua Cổng dịch vụ công của Bộ Thông tin và Truyền thông, https://dichvucong.mic.gov.vn.

Văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công nhận hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự) và được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ

• Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Thông tin và Truyền thông (Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia) phối hợp với Bộ Công an xem xét, đánh giá hồ sơ và kiểm tra chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài đề nghị công nhận. 
• Thời hạn trả kết quả công nhận không vượt quá 65 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ nếu cần xác minh thông tin trong văn bản, tài liệu.

Bước 3: Trả kết quả

Có 2 trường hợp như sau:

• Trường hợp đáp ứng đủ điều kiện theo quy định
  • Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy công nhận chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BTTTT.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia cập nhật chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài được công nhận vào danh sách tin cậy và công bố trên Hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy.
• Trường hợp không đáp ứng đủ điều kiện
  • Trường hợp không đáp ứng đủ điều kiện, Bộ Thông tin và Truyền thông có thông báo và nêu rõ lý do.

Lưu ý:

Trường hợp tổ chức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, dịch vụ công trực tuyến, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ, trả kết quả được thực hiện theo quy định của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường điện tử và pháp luật về giao dịch điện tử 

4. Hồ sơ công nhận chữ ký điện tử nước ngoài gồm những gì?

Hồ sơ công nhận chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam được xác định theo Điều 6, Thông tư 06/2024/TT-BTTTT gồm có:

• Giấy đề nghị theo mẫu tại Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư này.
• Văn bản, tài liệu kỹ thuật chứng minh Chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử.
• Chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài đề nghị công nhận tại Việt Nam có các trường thông tin tối thiểu theo quy định của pháp luật Việt Nam để phục vụ kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký điện tử trên hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy.
• Các tài liệu sau đây để chứng minh Chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài hình thành dựa trên thông tin định danh đã được xác thực của tổ chức, cá nhân nước ngoài, gồm:
• Đối với tổ chức Việt Nam: Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư và thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức; hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức.
• Đối với cá nhân Việt Nam: Thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc hộ chiếu hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2.
• Đối với tổ chức nước ngoài: Văn bản của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cho phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
• Đối với cá nhân nước ngoài: Hộ chiếu kèm theo visa hoặc văn bản của cơ quan thẩm quyền Việt Nam xác nhận cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
• Bản dịch thuật công chứng giấy phép hoặc giấy chứng nhận chứng minh tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài cấp chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài đề nghị công nhận tại Việt Nam được thành lập và hoạt động hợp pháp tại quốc gia đăng ký hoạt động.

Lưu ý:

• Văn bản ủy quyền cho phép sử dụng hợp pháp chữ ký điện tử và thông tin thuê bao được cấp chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài phải phù hợp với thông tin trong văn bản ủy quyền, cho phép trong trường hợp được ủy quyền sử dụng chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư điện tử nước ngoài.
• Cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao trình kèm bản chính để đối chiếu hoặc cung cấp dữ liệu điện tử đã được xác thực.

5. Thời hạn công nhận chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam

Thời hạn công nhận chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam được quy định như sau:

• Thời hạn công nhận chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam là 05 năm nhưng không quá thời hạn hiệu lực của chứng thư chữ ký điện tử đó.

Trường hợp thay đổi thông tin dẫn đến thay đổi chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài đã được công nhận tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân lưu ý:

• Báo cáo việc thay đổi thông tin gửi đến Bộ Thông tin và Truyền thông (Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia).
• Đề nghị công nhận lại chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài theo hồ sơ, trình tự được nêu tại Điều 6, Điều 7 Thông tư 06/2024/TT-BTTTT.

6. Doanh nghiệp giao kết điện tử có yếu tố chữ ký điện tử nước ngoài cần làm gì?

Việc công nhận cần được thực hiện theo đúng chủ thể và trường hợp pháp luật quy định. Về cơ bản, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định loại chữ ký và chứng thư

Trước tiên cần xác định chữ ký điện tử của đối tác nước ngoài thuộc loại nào, được tạo lập trên cơ sở chứng thư của tổ chức cung cấp dịch vụ nào và chứng thư còn hiệu lực hay không.

Bước 2: Kiểm tra tổ chức cung cấp dịch vụ nước ngoài

Cần xác định tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài có thuộc trường hợp được Việt Nam công nhận hay không. Đồng thời, cần kiểm tra phạm vi và thời hạn công nhận.

Bước 3: Đối chiếu điều kiện công nhận

Chữ ký điện tử nước ngoài phải đáp ứng các yêu cầu theo pháp luật Việt Nam. Trong đó, yếu tố quan trọng là mức độ tin cậy của chữ ký và chứng thư phải đáp ứng điều kiện tương ứng theo quy định.

Bước 4: Kiểm tra hiệu lực chữ ký khi giao dịch

Khi tiếp nhận văn bản được ký bằng chữ ký số nước ngoài đã được công nhận, bên nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư. 

Ngoài ra, đối với chữ ký số được tạo bởi chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, cần kiểm tra hiệu lực trên hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia và hệ thống của tổ chức nước ngoài theo Điều 16, Nghị định 23/2025/NĐ-CP.

Quy trình công nhận chữ ký điện tử nước ngoài là vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam thường xuyên giao dịch, ký hợp đồng điện tử với đối tác quốc tế. Việc xác định đúng loại chữ ký, kiểm tra tổ chức cung cấp dịch vụ, phạm vi công nhận và hiệu lực chứng thư giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình giao dịch. Khi triển khai thực tế, doanh nghiệp nên đối chiếu Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 23/2025/NĐ-CP và Thông tư 06/2024/TT-BTTTT, đồng thời kiểm tra tình trạng công nhận tại thời điểm sử dụng chữ ký để bảo đảm hồ sơ điện tử có thể được xác minh và sử dụng đúng quy định.

Thu Hương