Chữ ký số là công cụ đang được sử dụng phổ biến bởi các tổ chức, doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực. Việc sử dụng chữ ký số ký hợp đồng sẽ cần lưu ý điều gì để đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch? Mời quý khách theo dõi bài viết từ ECA để biết thêm chi tiết.

Khi sử dụng chữ ký số ký hợp đồng cần lưu ý gì?

1. Tại sao cần sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử?

Chữ ký số là công cụ mã hóa sử dụng thuật toán mã hóa bất đối xứng với cặp khóa công khai - khóa bí mật.

Khi được ký số, nội dung điện tử như: văn bản, hình ảnh, tài liệu,... sẽ được đảm bảo về tính bảo mật như:

• Có thể xác định được chủ thể ký số dễ dàng.
• Nội dung đã được ký số không thể bị thay đổi hoặc chỉnh sửa.
• Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý cho nội dung được ký.

Chính vì vậy, sử dụng chữ ký số ký hợp đồng là phương thức giao dịch an toàn và bảo mật hàng đầu. 

Ngoài ra, việc ứng dụng chữ ký số còn giúp giảm thiểu thời gian, chi phí, công sức khi thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch thương mại, điện tử và bảo vệ quyền sở hữu cho các tác phẩm số,...

2. Điều kiện để chữ ký số ký hợp đồng là hợp lệ

Giá trị pháp lý của hợp đồng được ký số.

Để đảm bảo giá trị pháp lý và được bảo hộ bởi pháp luật, chữ ký số sử dụng khi ký hợp đồng điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau

a, Theo Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số:

"Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này."

b, Theo Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về chữ ký số an toàn:

"Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

a) Chữ ký số được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên; c) Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó."

Ngoài ra, theo Luật Giao dịch điện tử 2005 và các văn bản pháp luật liên quan khác, chữ ký số còn phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Chứng thư số dùng để tạo chữ ký số phải được cấp bởi cơ quan chứng thực chữ ký số uy tín.
• Người sử dụng chữ ký số phải thực hiện các biện pháp bảo mật để bảo vệ khóa bí mật của mình.
• Khi phát hiện có dấu hiệu giả mạo, sao chép hoặc sử dụng trái phép chữ ký số của mình, người sử dụng phải thông báo kịp thời cho cơ quan chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số cho mình.

Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra lại các thông tin chữ ký số về thời hạn, nhà cung cấp, quyền truy cập của những cá nhân sở hữu chữ ký số,... trước khi thực hiện việc ký hợp đồng.

3. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số cho doanh nghiệp.

Để sử dụng chữ ký số ký các giao dịch, hợp đồng điện tử từ xa, quý khách cần tuân theo một số bước sau:

a) Bước 1: Đề nghị ký kết hợp đồng

Khi các thỏa thuận hợp tác đã được thống nhất, một bên (thường là bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ) sẽ đề nghị ký kết hợp đồng. Mục đích là để phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn, đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, cũng như xác lập mối quan hệ pháp lý được bảo vệ bởi luật pháp.

Các bước bên đề nghị ký kết hợp đồng cần thực hiện:

• Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử.
• Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan.
• Xác định yêu cầu ký, vị trí ký và các chủ thể ký trên hợp đồng.
• Ký hợp đồng bằng chữ ký số của mình.
• Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để họ thực hiện ký.

b) Bước 2: Phản hồi đề nghị ký kết hợp đồng điện tử

Bên được đề nghị ký kết hợp đồng sẽ nhận thông báo qua email đã cung cấp. 

Các bước cần thực hiện:

• Truy cập vào đường link của hợp đồng (không cần đăng nhập vào hệ thống).
• Đọc kỹ nội dung hợp đồng.
• Xác nhận đồng ý bằng cách ký chữ ký số. Nếu không đồng ý với một số điều khoản, bên nhận đề nghị có thể phản hồi để yêu cầu chỉnh sửa và thỏa thuận lại trước khi ký số xác nhận.

c) Bước 3: Thực hiện hợp đồng

Khi bên được đề nghị hoàn tất việc ký số, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến tất cả các bên. Sau khi ký số, hợp đồng điện tử không thể sửa đổi.

Hợp đồng sau khi ký sẽ có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử và được lưu trữ, mã hóa an toàn.

Trên đây là toàn bộ những lưu ý và hướng dẫn được tổng hợp bởi ECA giúp khách hàng sử dụng chữ ký số ký hợp đồng hiệu quả và đảm bảo tính hợp lệ.

Tổng kết lại, việc sử dụng chữ ký số ký hợp đồng giúp đảm bảo tính an toàn và xác định chính xác người thực hiện ký theo quy định của pháp luật, từ đó giúp văn bản có tính pháp lý cao.

Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng chữ ký số và chứng thực chứng thư số, xin vui lòng liên hệ tổng đài ECA theo hotline: